Как поставщик промышленной продукции организовал обработку
тендерных запросов
Мы связали справочник заказчика, конкретные товары и историю подборов в BPMSoft. Сбыт и снабжение получили единый процесс работы с запросом.
Компания обрабатывает тендерные запросы с большим количеством товарных позиций. Отдел сбыта принимает запрос и готовит ответ заказчику. Снабжение определяет, какой товар можно предложить, где его закупить и на каких условиях.
Знания о подборах в Excel и личных файлах
Сведения о товарах, поставщиках, закупках и предыдущих предложениях хранились в Excel и личных файлах сотрудников. Для нового запроса приходилось искать старые таблицы и выяснять, кто помнит прошлый подбор. Похожая позиция могла уже встречаться, но сотрудник не всегда знал об этом и начинал работу заново.
Почему обычного поиска было недостаточно
Заказчик использовал официальный справочник тендерной площадки. Каждая его позиция содержала принятую формулировку, код и единицу измерения, но не определяла конкретного производителя или модель. К одной позиции могли подходить несколько товаров. Наименования и единицы измерения у заказчика и поставщиков различались.
Поэтому снабжение должно было связать формулировку заказчика с конкретным товаром, уточнить цену и срок поставки, учесть минимальную партию и кратность. Одного поиска по названию для этого было мало.
Результаты внедрения
Два связанных уровня каталога
В BPMSoft мы создали каталог с двумя уровнями. Первый содержит позиции официального справочника заказчика; его обновления загружаются из Excel. Второй содержит конкретные товары с производителем, артикулом поставщика, единицей измерения и условиями поставки.
Каждый товар связывается с подходящей позицией справочника. При новом запросе сотрудник открывает уже связанные товары и историю их использования. Если подходящего варианта нет, он добавляет товар во время обработки и сохраняет эту связь для следующих запросов.
Единый маршрут между подразделениями
Сотрудник сбыта регистрирует запрос и вносит позиции вручную или загружает их из Excel. Система передаёт запрос в снабжение, фиксирует ответственных и создаёт задачи. Исполнитель прорабатывает каждую строку: выбирает товар, указывает поставщика, актуальную цену и срок поставки.
При необходимости он добавляет альтернативный товар и стоимость доставки. Если единицы измерения различаются, применяется настроенное правило пересчёта. Сумма по позиции рассчитывается автоматически.
После подбора запрос проверяет руководитель снабжения. Перед передачей в сбыт система контролирует обязательные данные и показывает, в какой позиции и какие поля не заполнены. Руководитель может вернуть запрос с замечаниями или передать его для подготовки ответа.
Когда проверка завершена, сотрудник сбыта получает задачу и проработанные позиции. Данные можно выгрузить в Excel. Если требуется доработка, запрос возвращается в снабжение, а причина и комментарий сохраняются в истории.
Что изменилось
Время обработки тендерного запроса сократилось на 35%, а подбор продукции по повторяющимся позициям стал вдвое быстрее.
Разрозненные сведения о товарах и прошлых подборах собраны в общей базе. Специалист может опираться на работу коллег, сохраняя новые варианты для следующих запросов. Актуальные условия поставки он уточняет при обработке текущего запроса.
Руководитель видит этап запроса, ответственных, плановые даты и историю действий. Эти данные помогают разобраться, где возникла задержка и почему потребовалась доработка.
Такое решение для тех, кто
- Обрабатывает многопозиционные запросы на промышленную продукцию, оборудование и комплектующие
- Согласует ответ между продажами и снабжением
- Работает с разными справочниками и регулярно повторяет похожие подборы
BPMSoft
Low-code платформа для управления бизнес-процессами. Каталог, маршрут запроса и контроль данных настроены под процесс компании
Excel
Загрузка обновлений справочника и позиций запроса, выгрузка проработанных позиций
Единый процесс
Сбыт и снабжение работают с запросом в одном маршруте, с историей подборов и действий
Получите консультацию по автоматизации вашего бизнеса
