Логистика без «черных дыр»: как связать данные и ускорить обработку заказов на 40%
В транспортно-экспедиционном бизнесе рост количества заказов не всегда означает такой же рост прибыли. Автоматизация транспортной компании дает наибольший эффект, когда связывает данные и процессы между CRM, TMS, биллингом и другими рабочими системами.
Рост заказов не всегда означает такой же рост прибыли
Пока заявок немного, компания может жить с несколькими системами одновременно: учет — в одной, расчеты — в Excel, часть коммуникаций — в почте и мессенджерах. Сотрудники знают, где искать нужную информацию, кому написать и какую таблицу открыть.
Проблемы начинаются с ростом бизнеса. Чем больше заказов, маршрутов, клиентов и участников процесса, тем дороже обходится ручная передача информации между ними.
Ограничением становится процесс, в котором информация постоянно переходит между системами и людьми вручную.
Почему одной транспортной системы может быть недостаточно
Каждая система делает свою работу
TMS помогает работать с перевозками и связанными операциями. CRM хранит клиентскую и коммерческую информацию. Финансовые данные могут находиться в учетной системе или биллинге. Часть оперативных изменений сотрудники по-прежнему передают через почту и мессенджеры.
По отдельности все эти инструменты могут работать нормально. Сложность возникает тогда, когда один заказ проходит через несколько из них.
Проблема появляется на стыках
- Повторный ввод данных — сотрудники переносят одну и ту же информацию между системами.
- Статус собирается вручную — актуальную картину приходится восстанавливать из нескольких источников.
- Изменения доходят не сразу — следующий участник процесса может работать уже с устаревшими данными.
- Растет зависимость от людей — важным становится не процесс, а знание конкретного сотрудника «где что лежит».
Автоматизация транспортной компании: что изменили в «ГардаТранс»
«ГардаТранс» более 20 лет занимается международными грузоперевозками и работает с перевозками в Европе, Азии и Америке. Компания также оказывает услуги по таможенному оформлению.
До проекта использовалась CRM иностранного вендора, возможностей которой стало недостаточно по мере роста потребностей бизнеса. Для автоматизации управления продажами и связанных процессов компания выбрала BPMSoft, а внедрение выполняла команда Orange Process.
Не новая CRM сама по себе, а связанный процесс
Статус заказа обновляется в зависимости от стадии выполнения, а изменения и комментарии фиксируются автоматически.
CRM связали с используемым компанией биллинговым сервисом, чтобы сократить ручной перенос данных между контурами.
Для автомобильных, железнодорожных, морских и авиационных перевозок настроили собственные последовательности этапов.
Что дает автоматизация транспортной компании на практике
Узким местом часто оказывается не скорость сотрудника
Время теряется между сотрудниками и системами: один этап уже завершен, но следующий еще не получил данные; информация изменилась, но не обновилась в другом месте; сотрудник снова вводит то, что коллега уже внес раньше.
Автоматизация транспортной компании на таких стыках позволяет обрабатывать больший поток заказов без такого же роста ручной операционной работы.
«Не обязательно заменять все существующие системы одной большой системой. Гораздо важнее связать процессы и данные так, чтобы информация переходила между этапами без постоянной ручной сверки».
Когда стоит посмотреть на процесс целиком
- Статус заказа нельзя увидеть сразу — нужно открыть несколько систем или написать коллегам.
- Одни и те же данные переносятся вручную между CRM, учетной системой, биллингом и таблицами.
- Изменение условий перевозки приходится отдельно доводить до нескольких участников процесса.
- Менеджеры ведут параллельные таблицы, потому что основным системам не хватает общей картины.
- Количество ручных ошибок растет вместе с количеством заказов.
- Новый тип перевозки или изменение процесса требует обходных решений вместо штатной настройки.
Автоматизация — это не попытка собрать все функции в одном продукте
Задача практичнее: сделать так, чтобы данные о клиенте, заказе и ходе его выполнения не терялись при переходе между этапами.
Опыт «ГардаТранс» показывает измеримый эффект такого подхода: на 40% быстрее обработка клиентских запросов и на 30% меньше ошибок, связанных с человеческим фактором.
Для растущей транспортной компании это уже не вопрос удобства интерфейса. Это вопрос того, сможет ли существующий процесс выдержать следующий рост количества заказов.
Поможем найти разрывы между системами и определить, что имеет смысл автоматизировать.
