Как автоматизировать обработку запросов в CRM при разной номенклатуре
Заказчик использует свой справочник, поставщики предлагают товары под другими названиями. Пока сотрудник каждый раз устанавливает соответствия вручную, автоматизация обработки запросов остаётся ограниченной. В одном из проектов мы связали номенклатуру заказчика с конкретными товарами в BPMSoft и организовали повторное использование результатов подбора.
Почему разные названия мешают автоматизации
В запросе заказчика указана позиция из его справочника. У поставщиков есть конкретные модели с артикулами и характеристиками. Даже если речь об одном виде продукции, наименования могут различаться. С такой задачей можно столкнуться и в CRM, и в 1С.
Представим условный запрос на промышленный насос. По общему названию нужно найти подходящие модели, сверить характеристики и условия закупки. Одной позиции заказчика могут соответствовать несколько вариантов от разных производителей и поставщиков. Поиск по совпадающим словам оставляет эту работу специалисту.
Как мы связали номенклатуру заказчика и товары поставщиков
В одном из наших проектов заказчик использовал официальный справочник тендерной площадки. Для каждой позиции в нём были указаны формулировка, код и единица измерения. Снабжение подбирало к этим позициям конкретные товары.
Мы построили в BPMSoft каталог с двумя связанными уровнями:
Сохраняет позиции в тех формулировках, которые используются в запросах.
Содержит данные о производителе, артикуле поставщика, единице измерения, минимальной партии и кратности.
Связь между уровнями показывает, какие товары раньше подбирали к позиции заказчика. Новые товары можно добавлять прямо при обработке запроса и сразу связывать с нужной позицией. Каталог пополняется в ходе обычной работы снабжения.
Подробности реализации описали в кейсе: как поставщик промышленной продукции организовал обработку тендерных запросов.
Как результаты подбора становятся опытом компании
При следующем запросе сотрудник видит связанные товары и историю запросов, в которых они использовались: какие модели рассматривали коллеги, с какими поставщиками работали и какие условия фиксировали.
Сохранённая связь позволяет использовать прошлую работу при новом подборе. Сотрудник может начать с уже рассмотренных вариантов, проверить их соответствие текущим требованиям, уточнить актуальную цену и срок поставки. Решение о подходящем товаре принимает специалист.
Что автоматизировали в процессе обработки запроса
При подборе нужно учитывать и другие различия. Например, заказчик и поставщик могут использовать разные единицы измерения. В нашем проекте для таких случаев настроили правила пересчёта. Сумму по позиции система рассчитывает автоматически.
Во время подбора сотрудник видит минимальную партию и кратность. Он может добавить альтернативный товар и указать стоимость доставки, чтобы сохранить эти сведения для подготовки ответа.
После проработки позиций запрос проверяет руководитель снабжения. Перед передачей в сбыт BPMSoft проверяет обязательные поля. Если не указан срок поставки или другие необходимые сведения, сотрудник видит, в какой позиции и чего не хватает.
Связанные справочники работают внутри общего процесса: принять запрос, подобрать товары, проверить сведения и подготовить ответ. В процессе есть ответственные и задачи, а причины возврата остаются в истории.
Где искать такую проблему в своей компании
Возьмите один повторяющийся запрос и проследите, как позиция заказчика превращается в конкретное предложение поставщика.
Ответы покажут, какие связи между справочниками нужны для обработки запросов и какой опыт подбора стоит сохранять в системе.
Обсудим автоматизацию ваших запросов
Если обработка запросов в вашей компании упирается в разную номенклатуру, оставьте заявку. На примере одного запроса вместе определим, какие соответствия приходится искать вручную, что стоит сохранять для повторного использования и с какого участка разумно начать автоматизацию. Для обсуждения подойдёт обезличенный пример.
Обсудить автоматизацию запросов